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解決済みの質問

PowerPointのファイルサイズの縮小方法

【環境】Windows7,PowerPoint2010

写真等の画像が張り付いているPowerPointのファイルのファイルサイズを小さくする場合、下記の5つがあることをサイトから確認しました。

それぞれの方法を行った場合の効果について認識があっているかご教示ください。
方法4にある「ファイルにフォントを埋め込む」のチェックを外すことが出来ますが、その場合どういった効果になるかご教示ください。
方法5について、どういった効果があるかご教示ください。

また、5つの方法以外にPowerPointのファイルのままでファイルサイズを縮小する方法があればご教示ください。(PDFファイルにすれば、縮小される可能性があることは存じております。)

方法1にある「図のトリミング部分を削除する」は張り付けた図形をトリミングしていれば、トリミングして不要の箇所は削除されるので、効果はあるがしていなければ、効果がない。
方法1にある「電子メール用(96dpi) ドキュメントのサイズを最小限に抑え、共有に適しています」は画像の解像度が低くなるので、効果がある。

方法2にある「復元用の編集データを破棄する」は図に対して明るさなど調整していれば、その編集データが削除されるので、効果はあるがしていなければ、効果がない。

方法3にある「次の間隔で自動回復用データを保存する」は、PowerPointファイルが壊れた場合に備えての回復データを削除することになるので、効果はある。
ただし、PowerPointファイルが壊れた場合は回復データがないので復旧できない。

方法4にある「使用されている文字だけを埋め込む(ファイルサイズを縮小する場合)」は、Windowsにあるすべてのフォントが埋め込まれず、PowerPointファイルで使用されているフォントのみ読み込まれるので効果はある。



PowerPointのファイルサイズを小さくする方法-PowerPoint 2010編-
https://digitalfan.jp/48638       
<方法1>
1.「ファイル」タブ-「名前を付けて保存」をクリック
2. 「ツール▼」-「画像の圧縮」をクリック
3. 「図のトリミング部分を削除する」にチェックを入れる
4. 「電子メール用(96dpi) ドキュメントのサイズを最小限に抑え、共有に適しています」にチェックを入れる
5. 「OK」をクリックし、任意の名前で保存する

<方法2>
1.「ファイル」タブ-「オプション」をクリック
2.「PowerPointのオプション」-「詳細設定」をクリック
3.「復元用の編集データを破棄する」にチェックを入れる

<方法3>
1.「ファイル」タブ-「オプション」をクリック
2.「PowerPointのオプション」-「保存」をクリック
3.「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックを外す

<方法4>
1.「ファイル」タブ-「オプション」をクリック
2.「PowerPointのオプション」-「保存」をクリック
3.「ファイルにフォントを埋め込む」「使用されている文字だけを埋め込む(ファイルサイズを縮小する場合)」のチェックを入れる

<方法5>
1.「ファイル」タブ-「名前を付けて保存」をクリック
2.「ファイルの種類」で「PowerPointプレゼンテーション」を選択

投稿日時 - 2017-05-19 12:11:00

QNo.9331058

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

こういうのはご自身で検証されて、
身をもって実感する方が良いんですけどね・・(笑)。

とりあえず、
<方法1>
 画質を抑え、ファイルサイズを若干縮小。
 印刷すると(しないでしょうが)画質の低下がかなり気になる。
 気にならないなら問題ないです。
<方法2>
 バックアップ(厳密には少し違いますが)構成を破棄することによって
 ファイルサイズを抑える。
 ただし、ファイルが壊れた時に元に戻せなくなる可能性が大。
<方法3>
 方法2にほぼ同様。
 こちらは編集時のフリーズなどのトラブル対策用がメイン。
<方法4>
 作成時と違うパソコンでプレゼンするときに
 使用しているフォントがインストールされていなくても再現するため
 ファイルにフォントファイルを埋め込んでしまう手法
 > チェックを外すことが出来ますが、・・・
 使用しているフォントを再現できなくなる可能性がある。
 が、現実問題として、フォントマニアでもない限り
 ほとんどWindowsやOfficeの付属フォント
 (MS~、HG~、メイリオなどなど)を使うだろうから
 特に支障がない場合が多い。
 なので、こだわりの外部フォントが無いなら
 それなりに効果はあるかもしれない。
<方法5>
 2007以降のファイル(pptx)に比較し、
 2003以前のpptファイルの方が
 基本機能が少ない分だけファイルサイズを小さくできる。
 ただし、2007以降の機能を使っている場合は再現できない。
 テキストボックスなどに(たしか)制限あり。

以上、超ザックリですが。


パワーポイント(をはじめとするプレゼンソフト)は
画像を多く使う分、どうしてもファイルサイズが大きくなりがちです。
その他の対策としても、この「画像」に依ってしまいます。
・元の画像サイズを小さくする
 プレゼンファイルに貼り付ける大きさにあらかじめリサイズしておく
 手間はかなり増えますが、根本的な対策としてはコレでしょう。
・画像を「リンク貼り付け」する
 プレゼンファイルに画像を埋め込まず、
 ほかの場所にある画像ファイルへのリンクを埋め込む
 手順)[挿入]タブ⇒[画像]⇒ファイルを選んで
      ⇒[挿入]のプルダウンから「ファイルにリンク」
 プレゼンファイルに埋め込まれた画像がなくなるわけですから、
 効果は絶大です。
 が、ほかのPCでプレゼンをする場合には
 「ファイルの保存先をリンク参照できる」
 環境にしておかないといけません。
 同じUSBメモリなどのリムーバブルメディアに保存して
 持ち歩くのが一般的な運用と言えますが、
 メディア持ち込みは一部で大いに嫌われるので要注意です。

ぱっと出てくるのはその辺りですかねぇ・・


追記)
 画像ファイルはPDF圧縮してもほとんど変わりませんよ。
 なので、画像中心のプレゼンファイルは
 PDF圧縮してもやはり効果は薄いはずです。

投稿日時 - 2017-05-19 13:40:42

お礼

ありがとうございます。

ユーザーからの問い合わせで自分の場合、あまりサイズには気にしないので・・・。
PowerPointで資料はつくるのですが、個人的な資料でプレゼンテーションすることもなく、誰かに渡すこともなく、サイズを気にすることはないので問い合わせいただいてから気にするんだと思ったくらいです。
フロッピーディスク時代ならフロッピーに収まるかとか、モデムでアップロードするのでサイズ気にしていましたが、今では「宅ふぁいる便」などの大容量ファイル転送サービス、USBメモリがあるので、受け渡しをするにしてもあまり気にする必要がないかなと思っているのですが・・・。

方法4は、「フォントを埋め込む」のチェックをしない場合、文字が表示できなくなるわけではなく、MSゴシックなどの標準フォントが使用できるということですね。

画像ファイルを「ファイルにリンク」をしてPowerPointのファイルサイズを縮小する方法は思いついていましたが、画像を外だししただけなので、その方法はユーザーに提案しませんでした。

PDFファイルにしてもらう場合は、下記の設定でもしかしたら変わる可能性があるかもしれないので、ユーザーには話しましたがPowerPointファイルでということでしたので・・・。
-----------------------------------------------------------
PDF のファイルサイズを小さくする方法

https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/222542.html
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「PowerPointプレゼンテーション(pptx)」で保存する方法がサイトにあったので方法5を記載しましたが、よくよく考えたら「PowerPoint97-2003プレゼンテーション(ppt)」にしたほうがよさそうですね。

参考にしたサイトには「PowerPointプレゼンテーション(pptx)」で保存すると記載されていましたが、理由がないので疑問に思っていました。

そもそも凝らない資料を作るのが一番効果がありそうですね。

投稿日時 - 2017-05-19 17:02:51

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回答(5)

ANo.5

Ver2000くらいまでは、出来上がったファイルを圧縮すると小さくなったのですが、それ以降のバージョンでは保存した時にすでに圧縮されていますから、それ以上小さくなないですね。

私も写真などはなるべく少なくし、貼り付ける前にリサイズしてjpeg→gif変換してから貼り付けることでファイルサイズが大きくなることを防いでいます。
また、画像の場合は、なるべくビットマップ系ではなくドロー系で作っています。
この2点で半分以下になることが多いですよ。

投稿日時 - 2017-05-19 17:21:03

ANo.4

画質を落としてもよく,アニメーションなども要らないのであれば,すべてJPEGで書き出して画像ファイルとして見せるのは一つかも知れません。
送信が目的で無いのであればあまり意味の無い方法ですが圧縮率やフォントの問題からすれば,画像にしてしまう方がばらばらにできますからね。

投稿日時 - 2017-05-19 16:40:13

ANo.2

>それぞれの方法を行った場合の効果について認識があっているかご教示ください。

だいたい合ってます。

>方法4にある「ファイルにフォントを埋め込む」のチェックを外すことが出来ますが、その場合どういった効果になるかご教示ください。

「フォントを埋め込む」は「作成したPCと異なるPCでプレゼンテーションを再生する場合」に意味を持ちます。

プレゼンファイルを持ち出して、使用しているフォントがインストールされていない別のPCで「正常に再生する」には、再生するファイルに「フォントを埋め込み」する必要があります。

つまり「フォントの埋め込みをしない」と、作成したPC以外では、正常に再生できない可能性があります。

逆に言えば「ファイルを外部に持ち出したり、別PCで再生したりしないのであれば、フォントを埋め込みする必要が無い」のです。

PowerPointのプレゼンテーションファイルは「プレゼンを作成したPCとは異なるPCでも正常に再生できる事」を考慮しています。

例えば「外出先のPCで再生する」とか「クラウドにファイルを置いて、多数のPCで再生する」とかを想定しているので「どのPCでも再生可能」にする為に「ファイルにフォントを埋め込む」のです。

>方法5について、どういった効果があるかご教示ください。

プレゼンテーション形式にすると「編集がやり易い、通常の状態」から「編集がやり難い、再生専用の状態」に変わります。

つまり「編集には必要だが、再生には不要なデータ」が保存されず、その分、ファイルが小さくなります。

「編集が不可能になる」訳ではありませんが「編集が困難になる」ので「プレゼンファイルが完成し、それ以上、変更しない」と確定してから「プレゼンテーション形式で保存」して下さい。

>また、5つの方法以外にPowerPointのファイルのままでファイルサイズを縮小する方法があればご教示ください。

幾つかは「5つの方法」と重複しますが、マイクロソフトの公式サイトに「PowerPoint のプレゼンテーション ファイルのサイズを小さくする方法」と言うのが記載されています。

https://support.microsoft.com/ja-jp/help/921257

この中の「目に見えない不必要な要素 (オブジェクト) を確認する」は「5つの方法」には含まれていません。

投稿日時 - 2017-05-19 13:21:30

お礼

ありがとうございます。

方法4は、「フォントを埋め込む」のチェックをしない場合、文字が表示できなくなると思っていたので質問させて頂きました。

方法5は「PowerPointプレゼンテーション(pptx)」で保存する方法がサイトにあったので方法5を記載しましたが、なぜ、「PowerPoint97-2003プレゼンテーション(ppt)」ではなく、「PowerPointプレゼンテーション(pptx)」を選択するのか疑問に思って質問をさせて頂きました。

「目に見えない不必要な要素 (オブジェクト) を確認する」を忘れていました。昔は確認していましたが・・・。
確かに、PowerPointファイルを新規作成する場合、「クリックしてタイトルを入力」、「クリックしてサブタイトルを入力」というテキストボックスがありますが、使用されていないオブジェクトがあれば、確かにサイズを増やす要因にはなりますね。

投稿日時 - 2017-05-19 17:28:27

ANo.1

power pointの性質上,多量の文字を書き綴って見せるというのは現実的ではないでしょうし,フォントだけでそれほど大きなfileサイズになるとも限りませんし,自動回復用データ等も余程大きなfileを扱っていなければ気になる範囲ではないかなと思います。
画質を落とすことに抵抗がないのであれば,やはり方法1が一番高価が高いですね。

投稿日時 - 2017-05-19 12:36:24

お礼

ありがとうございます。

ユーザーからの問い合わせなのですが、画質を落としても、期待するサイズ縮小にはつながらなかったらしいのですが、一番効果があるのは画質以外にはないですよね。

投稿日時 - 2017-05-19 16:22:43